Een CRM systeem of relatiebeheersysteem is een geweldig hulpmiddel voor je bedrijf. Jij wilt toch ook weten wat je beste klanten zijn, aan wie je het meest verkocht hebt of wanneer het laatste contact met de klant is geweest? Dat en nog veel meer kun je bijhouden in een CRM-systeem. Er zijn heel veel verschillende systemen en veel aspecten waarop ze verschillen: prijs, in de cloud of niet, de belangrijkste functies en koppelingsmogelijkheden met andere software.
CRM systemen vergelijken
Het ene CRM systeem vergelijken met een andere is niet zo gemakkelijk. Zet op een rijtje wat je wilt weten en vastleggen van je klanten, of je een koppeling met andere bedrijfsonderdelen wilt, zoals de boekhouding of de urenregistratie en ga zo maar door. Er is software speciaal voor kleine zelfstandigen of MKB-ers of voor multinationals. Ook zijn er speciale CRM’s voor bepaalde bedrijfstakken. Toch kan het voorkomen dat jouw wensen zo specifiek zijn dat het kan lonen om een CRM te laten maken speciaal voor jouw bedrijf. Dat is misschien een investering die groot lijkt, maar die op termijn veel kan opleveren, juist doordat het op maat gemaakt is.
CRM systeem in de cloud of niet
Een belangrijke beslissing is of je je CRM-gegevens in de cloud, dus online, wilt opslaan of niet. Tot voor kort betekende de aankoop van software dat je een pakket kocht en op één of meer p.c.’s installeerde. Tegenwoordig is het steeds vaker mogelijk om alles online te laten verlopen: zowel het pakket als de data staan “in de cloud”, zoals dat heet. Het opslaan in de cloud heeft veel voordelen: iedereen die het programma nodig heeft kan het gebruiken, ongeacht de plek waar hij of zij is. Voor vertegenwoordigers en salesmensen een enorm voordeel. Klantgesprekken kunnen meteen verwerkt worden en zijn meteen beschikbaar voor iedereen. Zelfs op je telefoon kun je gegevens raadplegen en verwerken. Updates van het programma en back-ups worden voor je geregeld door de leverancier.
Waar moet je nog meer op letten?
Natuurlijk zijn er nog veel andere zaken om rekening mee te houden wanneer je een CRM-systeem wilt gaan gebruiken. Ben je zelf niet zo handig met software en IT-zaken, zorg dan voor goede technische ondersteuning. De kosten voor de online-variant kunnen snel oplopen wanneer voor meerdere mensen een licentie moet worden gekocht en misschien ook nog een 4G-abonnement om online te kunnen zijn onderweg. Ook de mogelijkheid om je gegevens te kunnen exporteren kan belangrijk zijn, zeker wanneer je later nog eens van CRM wilt veranderen.